Nu hybride werk voor veel organisaties het nieuwe normaal aan het worden is, kunnen ze unieke uitdagingen vormen op het gebied van management, vooral voor degenen die nieuw zijn in het concept. Het leiden van hybride teams vereist een andere aanpak dan het managen van traditionele teams op kantoor, van een goede samenwerking tot het zorgen dat iedereen op één lijn zit.
In deze gids delen we negen tips voor het managen van hybride teams, zodat u optimaal gebruik kunt maken van deze nieuwe manier van werken zonder in veelvoorkomende valkuilen te lopen.
Bij het managen van hybride teams is een van de onbewuste vooroordelen waarvan u zich bewust moet zijn de neiging om kantoormedewerkers een voorkeursbehandeling te geven. Dat kan op verschillende manieren tot uiting komen, bijvoorbeeld door ze betere of frequentere ontwikkelingskansen te geven, ze milder te behandelen als het gaat om het halen van deadlines, en soortgelijke kwesties met betrekking tot beloningen, voordelen en prestatiemanagement.
Het is belangrijk dat u zich bewust bent van dit vooroordeel en ervoor zorgt dat u uw telewerkers niet onbedoeld als tweederangsburgers behandelt. Een manier om dit te doen is om regels op te stellen die eerlijke beloningen en voordelen bieden en een resultaatgericht prestatiemeetsysteem te ontwikkelen dat telewerkers niet discrimineert.
Dit werkt ook in twee richtingen - u moet ervoor zorgen dat werknemers op kantoor ook dezelfde mogelijkheden krijgen om flexibel te werken, zoals de mogelijkheid om overdag te gaan hardlopen of hun kinderen vroeg op te halen als dat nodig is.
Ten slotte is het essentieel om evenveel tijd te besteden aan elk teamlid, ongeacht de werklocatie. Dit betekent regelmatige check-ins, geplande een-op-een gesprekken en beschikbaar zijn wanneer ze je nodig hebben. Door ervoor te zorgen dat iedereen gelijk wordt behandeld, creëert u een meer samenhangend en effectief team.
Een van de gemeenschappelijke uitdagingen van het leiden van hybride teams is dat er een gebrek aan verantwoordelijkheid kan zijn als het gaat om het halen van deadlines en het voltooien van taken. Dit is vaak te wijten aan het feit dat de teamleden niet fysiek in dezelfde ruimte aanwezig zijn, waardoor het moeilijk kan zijn de voortgang te controleren.
Daarom is het belangrijk om vanaf het begin duidelijke regels en verwachtingen vast te stellen. Dit omvat het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden, het vaststellen van deadlines en het overeenkomen van een communicatiemethode.
Het is ook essentieel om een systeem van checks and balances op te zetten, zodat iedereen verantwoordelijk wordt gehouden voor zijn werk. Dit kan betekenen dat projectmanagementsoftware wordt gebruikt om de voortgang bij te houden, dat er regelmatig check-ins worden gehouden of dat een taakbeheersysteem wordt gebruikt om taken toe te wijzen en bij te houden.
Door duidelijk te zijn over verwachtingen en een systeem van verantwoording op te zetten, kunt u ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit en aan dezelfde doelen werkt, ongeacht waar ze werken. U wilt uw team niet micromanagen, maar het is belangrijk om een systeem te hebben zodat u ervoor kunt zorgen dat iedereen zijn verplichtingen nakomt.
Soms kunnen werknemers de indruk wekken dat ze niet zo hard werken als ze zouden moeten omdat ze niet op kantoor zijn, terwijl ze zich in werkelijkheid gewoon geïsoleerd en afgesloten voelen van de rest van het team (dit geldt voor 54% van de telewerkers). Dit is vaak te wijten aan een gebrek aan toegang tot de nodige tools en middelen, waardoor het voor hen moeilijk is om hun werk naar behoren te doen.
Om dit te voorkomen, is het belangrijk om werknemers op afstand te voorzien van de tools en middelen die ze nodig hebben om hun werk effectief te doen. Dit omvat zaken als projectmanagementsoftware, taakbeheersystemen, software voor videoconferenties, tools voor bureaureservering om te delen waar mensen elke dag zullen werken, en andere tools die hen helpen in contact te blijven en samen te werken met de rest van het team.
En wat nog belangrijker is dan ze de juiste hulpmiddelen te geven, is ervoor te zorgen dat ze weten hoe ze die moeten gebruiken. Dit betekent opleiding en ondersteuning bieden om het meeste te halen uit de instrumenten en middelen waarover zij beschikken.
Naast eerlijkheid is het ook belangrijk ervoor te zorgen dat iedereen zich betrokken voelt bij het team, ongeacht de locatie. Dit kan een uitdaging zijn wanneer teamleden in verschillende tijdzones werken of niet in staat zijn om persoonlijke vergaderingen bij te wonen, maar het is essentieel om het moreel hoog te houden en ervoor te zorgen dat iedereen het gevoel heeft deel uit te maken van het team.
Er zijn een paar verschillende manieren om ervoor te zorgen dat iedereen zich betrokken voelt, zoals:
Dit zijn slechts enkele manieren om ervoor te zorgen dat iedereen zich opgenomen voelt in het team, ongeacht de locatie. Door een bewuste inspanning te leveren om iedereen erbij te betrekken, kunt u een sterk gevoel van teamgeest creëren en ervoor zorgen dat iedereen aan dezelfde doelen werkt.
Bij hybride werken kunnen collega's maandenlang niet bij elkaar komen. Dit kan leiden tot een gevoel van isolatie, en daarom is het belangrijk om gelegenheden te creëren om het team fysiek samen te brengen. Dit kan bijvoorbeeld door regelmatig retraites of off-sites te organiseren of gewoon door iedereen af en toe samen te brengen voor een teamlunch.
Het gaat niet om het evenement zelf, maar om de kwaliteit van de tijd die je samen doorbrengt. Als u samenkomt, zorg er dan voor dat het een ander doel dient dan werk, zodat iedereen zich kan ontspannen en elkaar persoonlijk kan leren kennen. Dit helpt om vertrouwen en begrip op te bouwen, wat essentieel is voor effectief teamwerk.
Uit onderzoek na COVID-19 is gebleken dat telewerkers de neiging hebben te overwerken, wat kan leiden tot een burn-out. Dit kan meerdere redenen hebben, waaronder:
Daarom is het, wanneer u een hybride team leidt, van cruciaal belang om het welzijn van uw telewerkers te controleren. Dit houdt in dat u grenzen stelt, zoals hen niet e-mailen buiten werktijd en ervoor zorgen dat ze pauzes nemen en hun vakantiedagen gebruiken.
Het is ook belangrijk om hen aan te moedigen zich los te koppelen van het werk wanneer ze niet werken, zodat ze zich kunnen opladen en fris terugkomen. Als je merkt dat iemand het moeilijk heeft, praat er dan met hem of haar over en kijk hoe je kunt helpen om de werkdruk hanteerbaarder te maken.
Als uw bedrijf heeft besloten hybride werk toe te staan, moet u uw werknemers geen schuldgevoel aanpraten als ze er gebruik van moeten maken. Twee dagen per week thuiswerken om niet te hoeven pendelen of eerder weg te kunnen om de kinderen van school te halen, zijn beide geldige redenen waarom iemand thuis zou willen werken.
Als manager moet u flexibel zijn en begrijpen dat mensen verschillende behoeften en omstandigheden hebben, dus oordeel niet op basis van wat u denkt dat het beste is of van uw waarden. Richt u in plaats daarvan op het resultaat van het werk dat gedaan moet worden en vertrouw erop dat uw team het voor elkaar krijgt, zelfs als dat betekent dat u thuis moet werken.
Dit alles wil zeggen dat als het beleid voor hybride werken er wel is, maar u uw werknemers er geen gebruik van laat maken, het niet echt een hybride werkbeleid is. Wees dus flexibel en laat uw teamleden kiezen wat voor hen het beste werkt.
Met een hybride team zullen er tijden zijn waarop mensen op kantoor werken en tijden waarop ze thuis werken - maar vaak is het alleen de manager die het schema kent, niet de teamleden.
De reden waarom dit geen goede praktijk is, is dat het tot twee problemen leidt: ten eerste missen teamleden kansen om samen te werken omdat ze niet zeker weten wanneer hun collega's op kantoor zullen zijn; en ten tweede creëert het een onevenwichtigheid waarbij sommige teamleden altijd thuis werken en anderen altijd op kantoor zijn.
De oplossing is het maken van een gedeelde groepsagenda waarop iedereen kan zien wanneer mensen op kantoor werken en wanneer ze thuis werken. Zo weet iedereen wanneer ze vergaderingen of bijpraten kunnen plannen en voelt niemand zich buitengesloten. Het is ook een vorm van transparantie.
Ten slotte, wanneer u een hybride team samenstelt, is het belangrijk om verstandig aan te nemen. Alleen omdat iemand geweldig is in zijn werk en goed werkt op een kantoor, betekent dat niet dat hij net zo goed zal zijn als hij thuis werkt.
Bedenk welke vaardigheden en kwaliteiten nodig zijn voor de functie, en ga dan op zoek naar kandidaten die over die vaardigheden en kwaliteiten beschikken, ongeacht of ze al eerder op afstand hebben gewerkt.
Enkele belangrijke kwaliteiten voor telewerkers zijn zelfmotivatie, onafhankelijkheid, tijdmanagementvaardigheden en het vermogen om geconcentreerd te blijven. Als u kandidaten kunt vinden die over deze kwaliteiten beschikken, bent u een stap dichter bij het samenstellen van een effectief hybride team.
Hybride teams zullen zeker blijven bestaan, dus het is belangrijk te begrijpen dat het managen van hybride teams een ander verhaal is dan het managen van traditionele teams. Wat in het verleden werkte, werkt nu misschien niet meer, dus het is belangrijk om je aan te passen en nieuwe dingen te proberen.
De bovenstaande tips moeten u helpen om op de juiste voet te beginnen, maar uiteindelijk is de beste manier om te leren hoe u een hybride team effectief kunt beheren, vallen en opstaan. Wees dus niet bang om te experimenteren en te kijken wat voor u en uw team het beste werkt. En als je een bureauboekingssysteem nodig hebt om de werkruimte van je team te beheren, kijk dan zeker eens naar Tribeloo!
