Als u ooit een team hebt geleid of op een kantoor hebt gewerkt, bent u waarschijnlijk bekend met de traditionele werkplek. Elke werknemer heeft zijn eigen toegewezen ruimte, meestal in de vorm van een hokje, en er wordt van hem verwacht dat hij daar tijdens de normale kantooruren is.
Tegenwoordig laten echter steeds meer bedrijven het traditionele werkplekmodel los ten gunste van activiteitsgestuurd werken (ABW). U hebt er waarschijnlijk wel eens van gehoord, maar wat is het eigenlijk? En nog belangrijker, is het geschikt voor uw bedrijf?
In dit artikel gaan we dieper in op activiteitsgestuurd werken en enkele van de belangrijkste voor- en nadelen ervan. Tegen het einde zou u een beter idee moeten hebben of ABW al dan niet geschikt is voor uw bedrijf.
Als het gaat om de betekenis van ABW, is het simpelweg een type flexibel werkplekontwerp dat afziet van toegewezen bureaus en in plaats daarvan een verscheidenheid aan verschillende werkomgevingen biedt waaruit werknemers kunnen kiezen, afhankelijk van de taak waaraan zij werken.
Hoewel het een nieuw concept lijkt, bestaat activiteitgerelateerd werken eigenlijk al geruime tijd. De term werd meer dan twee decennia geleden voor het eerst gebruikt door Erik Veldhoen, een Nederlandse consultant en auteur van het boek "The Demise of the Office".
Ten tijde van het ontwerp (1995) werden kantoren doorgaans verdeeld door tijdelijke wanden en nissen, waardoor de werknemers zich in feite in het zicht verstopten. Het idee van Veldhoen was om een kantoorruimte te creëren die zich aanpast aan de verschillende behoeften van de werknemers. Hij stelde bijvoorbeeld voor dat er ruimtes moesten zijn voor rustig werken, gezelligheid en samenwerking.
Sindsdien is het model van activiteitsgestuurd werken geëvolueerd en overgenomen door bedrijven over de hele wereld.
Als het om de werkplek gaat, is er geen tekort aan modewoorden en trends. En als je niet oppast, haal je ze gemakkelijk door elkaar.
Zo hoor je ABW vaak door elkaar gebruikt worden met agile manieren van werken. Hoewel ze op elkaar lijken, is het grote verschil tussen beide dat agile werken gericht is op samenwerking in teamverband, terwijl ABW meer gaat over de manier waarop elk individu zijn werk doet en zich richt op de fysieke ruimte.
ABW wordt soms ook aangeduid als het nieuwe werken (NWOW) of flexibel/hybridewerken. Ook hier zijn er weliswaar enkele overeenkomsten tussen deze termen, maar het belangrijkste verschil is dat HNW een veel breder scala van werkstijlen en benaderingen omvat, terwijl ABW slechts één soort werkplekmodel is.
Evenzo gaat het bij flexibel/hybride werken vooral om de mogelijkheid voor werknemers om zo nodig op afstand of thuis te werken. Hoewel ABW dus als een vorm van flexibel werken kan worden beschouwd, worden niet alle flexibele werkregelingen als activiteitgerelateerd beschouwd.
Voor een succesvolle implementatie van ABW moeten vier sleutelelementen aanwezig zijn:
Ten eerste moet u een goed ontworpen kantoorruimte hebben. Dit betekent dat u een aantal verschillende werkomgevingen moet creëren die tegemoetkomen aan de uiteenlopende behoeften van uw werknemers. U kunt bijvoorbeeld speciale ruimtes inrichten voor rustig werken, samenwerking in teamverband, gezelligheid, vergaderingen, enzovoort.
Vervolgens moet u een zintuiglijke ervaring creëren die productiviteit en creativiteit bevordert. Dat betekent aandacht besteden aan zaken als verlichting, akoestiek, geur en temperatuur.
U wilt bijvoorbeeld zachtere verlichting gebruiken in gebieden waar werknemers zich moeten concentreren en fellere verlichting in gebieden die bedoeld zijn voor samenwerking. En u moet ervoor zorgen dat de temperatuur voor iedereen comfortabel is, aangezien studies hebben aangetoond dat zowel te koude als te warme kantoren de productiviteit van werknemers negatief kunnen beïnvloeden.
Vervolgens moet u gedragsversterkende systemen invoeren die werknemers aanmoedigen de verschillende werkomgevingen te gebruiken zoals ze bedoeld zijn. U kunt bijvoorbeeld een reserveringssysteem gebruiken voor vergaderruimten of speciale ruimten voor sociale contacten die op bepaalde momenten van de dag verboden terrein zijn.
Op die manier is de kans groter dat werknemers zich houden aan het beoogde doel van elke ruimte en deze niet gebruiken voor activiteiten waarvoor ze niet bedoeld zijn.
Ten slotte moet u over een leerproces beschikken om de opzet van uw ABW-werkplek voortdurend te verbeteren. Dit betekent dat u regelmatig feedback van werknemers moet verzamelen en wijzigingen moet aanbrengen op basis van hun meningen.
U kunt bijvoorbeeld constateren dat bepaalde werkomgevingen onvoldoende worden benut of dat werknemers moeite hebben om bepaalde soorten ruimten te vinden wanneer dat nodig is. In dat geval kunt u de indeling van uw kantoor aanpassen of meer bewegwijzering aanbrengen om werknemers te helpen vinden wat ze zoeken.
Nu u meer weet over ABW, is het tijd om enkele voor- en nadelen van dit type werkplek nader te bekijken.
Er zijn drie belangrijke voordelen van ABW:
Onderzoek en casestudies over werken naar activiteit hebben aangetoond dat werken naar activiteit kan leiden tot een hogere productiviteit en samenwerking tussen werknemers, omdat het een flexibeler en efficiënter gebruik van kantoorruimte mogelijk maakt. Omdat werknemers zich naar behoefte kunnen verplaatsen naar verschillende werkomgevingen, is de kans groter dat zij het type omgeving vinden dat het best geschikt is voor de betreffende taak.
Bovendien kan ABW werknemers aanmoedigen om meer samen te werken, omdat ze elkaar dan gemakkelijker tegen het lijf lopen en spontane vergaderingen of gesprekken kunnen voeren. En als werknemers het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van een team, zijn ze eerder gemotiveerd om hun beste werk te doen.
ABW kan er ook voor zorgen dat werknemers zich gesterkt, vertrouwd en gewaardeerd voelen omdat het hen meer controle geeft over hun werkomgeving. Als werknemers het gevoel hebben dat ze inspraak hebben in de inrichting van hun werkplek, zijn ze eerder betrokken en toegewijd aan hun werk.
Bovendien is vertrouwen een belangrijk onderdeel van elke relatie tussen werkgever en werknemer. En wanneer werknemers het gevoel hebben dat hun werkgever hen vertrouwt om zelfstandig te kunnen werken, kan dat leiden tot een positievere werkrelatie.
Ten slotte kan ABW ook een betere communicatie en kennisuitwisseling tussen werknemers bevorderen, aangezien zij gedurende de dag vaker met elkaar in contact komen. Wanneer werknemers gemakkelijker ideeën en informatie kunnen delen, kan dit leiden tot een betere besluitvorming en een meer samenhangende werkplek.
Hoewel er veel voordelen aan ABW verbonden zijn, zijn er ook enkele potentiële nadelen waarvan u zich bewust moet zijn.
ABW kan voor sommige organisaties een grote verandering zijn, die zwaar veranderingsmanagement vereist om succesvol te zijn. Dit komt omdat ABW vaak betekent dat de manier waarop werknemers werken wordt veranderd, wat ontwrichtend kan zijn.
Daarom is het belangrijk om een plan te hebben voor de implementatie van ABW voordat u veranderingen aanbrengt. Anders komt u er misschien achter dat werknemers zich verzetten tegen de verandering of dat het niet zo goed werkt als u had gehoopt.
Een ander potentieel nadeel van ABW is dat het tot frustratie kan leiden als het niet goed wordt uitgevoerd.
Als er bijvoorbeeld niet genoeg ruimtes zijn waar werknemers gebruik van kunnen maken of als de kantoorindeling niet goed doordacht is, kan het voor werknemers moeilijk zijn om te vinden wat ze nodig hebben. Als er bijvoorbeeld te veel brainstormruimtes zijn, maar niet genoeg stiltezones, kunnen werknemers moeite hebben om een plek te vinden waar ze zich op hun werk kunnen concentreren.
Als bovendien onvoldoende rekening wordt gehouden met de werkstijlen van mensen, kunnen sommige werknemers vinden dat ze niet goed bij het nieuwe systeem passen.
ABW leidt weliswaar tot meer communicatie en kennisuitwisseling tussen werknemers, maar kan het ook moeilijk maken om collega's te vinden wanneer je ze nodig hebt.
Zonder systeem en zoveel verschillende werkomgevingen is het niet altijd duidelijk waar mensen moeten zijn, en kan het moeilijk zijn om uit te zoeken waar iemand is. Daardoor kan het gebeuren dat u tijd verliest met het zoeken naar iemand die niet op zijn gebruikelijke plaats is.
De toekomst van werk verandert, en activiteitgerelateerd werken (ABW) is een van de grootste trends. Als u overweegt ABW in uw organisatie te implementeren, is het belangrijk een plan te hebben en rekening te houden met de mogelijke nadelen.
Aan de andere kant kunnen tools voor het boeken van bureaus zoals Tribeloo helpen bij de invoering van activiteitsgestuurd werken door werknemers in staat te stellen de werkplek te boeken die ze nodig hebben voor hun specifieke activiteit. Zo garandeert u een gestroomlijnd proces waarbij uw werknemers met een paar klikken de perfecte ruimte voor hun behoeften kunnen vinden en boeken.
Als u wilt zien hoe Tribeloo voor uw organisatie kan werken, vraag dan vandaag nog een demo aan !
