Hot desking is dezer dagen een hype omdat bedrijven manieren zoeken om de kosten te drukken en de samenwerking op hun hybride werkplek te bevorderen.
Simpel gezegd is hot-desking (ook bekend als flex desking of desk sharing) wanneer werknemers geen toegewezen bureau hebben en in plaats daarvan van bureau naar bureau gaan binnen het kantoor op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. Met andere woorden, er zijn geen toegewezen "kubussen" of "kantoren" in traditionele zin.
Het is geen wonder dat hot desking steeds populairder wordt, want er zijn veel potentiële voordelen aan dit type opstelling. Maar voordat u de overstap maakt, is het belangrijk om alle voor- en nadelen af te wegen om te zien of hot desking geschikt is voor uw bedrijf.
Hier een blik op de voor- en nadelen van hot desking.
Flex desking kan veel voordelen opleveren voor uw bedrijf. Hier zijn de meest opvallende 5.
Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven van hot desking of desk sharing houden, is dat het kan helpen uw overheadkosten te verlagen. Als u bijvoorbeeld een grote kantoorruimte hebt, kunt u deze verkleinen omdat u minder bureaus nodig hebt. Dit kan leiden tot grote besparingen op uw huurkosten.
Naast lagere overheadkosten kan hot desking u ook helpen uw kantoorruimte beter te benutten. Rommel is een grote productiviteitskiller, dus het wegdoen van ongebruikte bureaus kan veel ruimte vrijmaken. Deze extra ruimte kan worden gebruikt voor productievere doeleinden, zoals vergaderzalen of pauzezones.
Een ander groot voordeel van desk sharing is dat het kan leiden tot meer samenwerking tussen werknemers. Als werknemers op kantoor rondlopen, is de kans groter dat ze elkaar tegen het lijf lopen en gesprekken beginnen. Dit kan leiden tot een betere uitwisseling van ideeën en een meer op samenwerking gerichte omgeving.
In traditionele kantoren kan er veel hiërarchie en politiek in het spel zijn. Zelfs kantoren hebben hun versie van de "pikorde". Maar met hot desking worden hiërarchieën afgevlakt omdat iedereen op gelijke voet staat en iedereen overal kan zitten. Dit kan leiden tot een gelijker speelveld en een meer democratische werkplek in het algemeen.
Ten slotte kan hot desking ruimte bieden aan verschillende werkstijlen. In traditionele kantoren worden werknemers vaak in één manier van werken geplaatst.
Maar met hot desking kunnen werknemers kiezen hoe ze willen werken. Als ze aan een bureau willen zitten, kan dat. Als ze willen staan, kan dat. Als ze in een rustige ruimte willen werken, kan dat. Deze flexibiliteit kan leiden tot een hogere productiviteit en tevredenheid.
Hoezeer hot desking ook zijn voordelen heeft, er zijn ook enkele potentiële nadelen waarmee rekening moet worden gehouden. Hier zijn de 5 belangrijkste.
Een van de grootste klachten over hot desking is dat het kan leiden tot een verlies van identiteit voor werknemers. Een eigen bureau is een fysieke weergave van wie je bent en wat je doet. Maar als je dat niet hebt, kan het moeilijker zijn om je deel van het bedrijf te voelen.
Elke dag in een zee van verschillende werknemers zitten kan het ook moeilijker maken om relaties op te bouwen en zich deel van een team te voelen. Bijgevolg kan hot desking voor sommige werknemers leiden tot een gevoel van isolatie.
Een ander potentieel nadeel van hot desking is dat het uw workflow kan verstoren. Als u gewend bent uw eigen bureau en alles wat u nodig hebt binnen handbereik te hebben, kan het frustrerend zijn om elke dag een zitplaats te zoeken en al uw benodigdheden bij elkaar te zoeken. Dit kan leiden tot veel tijdverlies en productiviteitsverlies.
Een andere klacht over hot desking is dat het kan leiden tot minder opslagruimte voor werknemers. Wanneer iedereen bureaus deelt, is er minder ruimte om persoonlijke bezittingen en werkbenodigdheden op te bergen. Dit kan het moeilijk maken om georganiseerd te blijven en leiden tot een rommelige werkomgeving.
In het tijdperk van COVID-19 is hygiëne belangrijker dan ooit. Maar wanneer bureaus (en apparatuur) worden gedeeld, kan het moeilijk zijn ze schoon te houden. Dit kan leiden tot de verspreiding van ziekten en een verminderde hygiëne op de werkplek.
Bijgevolg vereist hot desking een hoger niveau van netheid en hygiëne om een veilige en gezonde omgeving te handhaven.
Hoewel hot desking hiërarchieën afvlakt, kan het ook leiden tot een verlies aan structuur op de werkplek. Sommige werknemers geven de voorkeur aan een meer traditionele kantooromgeving met een duidelijke hiërarchie en afgebakende rollen.
Zonder deze zaken kunnen sommige werknemers zich verloren of verward voelen over hun plaats in het bedrijf omdat er geen fysieke weergave van is.
Aangezien hot desking niet zonder nadelen is, is het essentieel om eerst na te gaan of het wel bij uw bedrijf past. Een manier om dit te doen is door uw werknemers te vragen wat zij van het idee vinden.
Als u vindt dat pure hot desking niet geschikt is voor uw bedrijf, hoeft u zich geen zorgen te maken. Er zijn andere opties, zoals office desk hoteling.
Office desk hoteling lijkt op hot desking in die zin dat de bureaus niet zijn toegewezen en flexibel zijn. Maar in tegenstelling tot pure hot desking kunnen werknemers hun bureau vooraf reserveren. Met behulp van een hot desk booking app kunnen werknemers gemakkelijk vooraf een beschikbaar bureau vinden en reserveren en ook zien waar hun collega's zitten.
Dit helpt enkele van de grote nadelen van hot desking te ondervangen, zoals verlies van identiteit en verstoring van de workflow.
Op die manier hebben ze de keuze om elke dag hetzelfde bureau te boeken of op een andere locatie te gaan zitten, afhankelijk van hun behoeften. Ze hoeven zich ook geen zorgen te maken dat hun workflow wordt verstoord, aangezien ze altijd een bureau hebben om aan te werken in plaats van er elke dag een te zoeken.
Het debat tussen hot desk en dedicated desk zal waarschijnlijk nog wel enige tijd duren.
Als u hot desking overweegt, zorg er dan voor dat u uw werknemers eerst vraagt wat zij ervan vinden. Als u vindt dat het niet de juiste keuze is, is hot desking wellicht een betere optie. Zo kunnen uw werknemers genieten van de flexibiliteit van hot desking zonder dat dit ten koste gaat van hun productiviteit of workflow.
De ideale oplossing zou een combinatie kunnen zijn van hot desking (bureaus kunnen niet van tevoren worden gereserveerd), desk hoteling (bureaus kunnen van tevoren worden gereserveerd), en zelfs dedicated/toegewezen bureaus (voor mensen die bijna altijd op kantoor moeten zijn).
Door werknemers de keuze te geven, kunt u een flexibele werkplek creëren die is afgestemd op hun individuele behoeften en voorkeuren.
Tribeloo helpt bedrijven van elke omvang met het beheren van hun kantoorbehoeften. Vraag vandaag nog een demo aan om te zien hoe wij u kunnen helpen een betere werkplek te creëren!
