De tijd dat een statische, goed gedefinieerde werkplek de enige manier was om succesvol te zijn in het bedrijfsleven is voorbij. In het steeds veranderende landschap van vandaag moeten bedrijven wendbaar zijn om te overleven.
Een flexibele werkplek is een werkplek die zich snel en efficiënt kan aanpassen aan veranderingen. Het is een werkomgeving die creativiteit, samenwerking en flexibiliteit aanmoedigt door werknemers de vrijheid te geven in verschillende delen van een kantoor te werken wanneer en hoe zij dat willen.
Dus, hoe creëer je een wendbare werkplek? Dat is wat we in dit artikel gaan onderzoeken.
Alvorens in te gaan op de feitelijke implementatie van een agile werkomgeving, is het belangrijk te begrijpen welke factoren deze succesvol maken. Het heeft immers geen zin om een werkplek te creëren die niet goed werkt voor uw bedrijf. Hier zijn de belangrijkste succesfactoren van een agile werkplek.
Een werkplek is pas echt flexibel als er flexibele ruimtes zijn. Dit betekent een mix van rustige, privé- en samenwerkingsruimten. Dit type werkplek wordt ook wel een activiteitgerelateerde werkomgeving genoemd. De verschillende soorten ruimtes zijn onder meer:
Met een combinatie van deze verschillende soorten ruimten kunt u een flexibele werkomgeving creëren die kan worden aangepast aan de behoeften van uw werknemers.
Naast flexibele ruimtes is het ook essentieel om een flexibel beleid te voeren, zodat uw werkplek klaar is voor de toekomst. Enkele voorbeelden van flexibel beleid zijn:
Hoewel dit de meest voorkomende beleidsmaatregelen zijn, zijn er nog vele andere soorten flexibel beleid die u op uw werkplek kunt invoeren. Het belangrijkste is dat u vindt wat het beste werkt voor uw bedrijf en uw werknemers.
Ten slotte kunnen zowel flexibele ruimtes als flexibel beleid alleen werken als ze worden ondersteund door flexibele werkplektechnologie. Zo niet, dan zullen de resultaten veel minder zijn dan gewenst.
Enkele voorbeelden van agile werkplektechnologie zijn:
Wanneer u beschikt over technologie ter ondersteuning van uw agile werkplekontwerp, zult u merken dat zowel uw werknemers als uw bedrijf productiever en succesvoller zullen zijn omdat de bedrijfsvoering meer gestroomlijnd zal zijn.
Nu we hebben besproken wat een agile werkplek is en de essentiële elementen ervan hebben behandeld, is het tijd om te bespreken hoe u een agile werkplekontwerp in uw bedrijf kunt implementeren. Dit is wat u moet doen.
Wanneer u het concept van een agile werkplek voor het eerst introduceert bij uw medewerkers, zult u waarschijnlijk wat weerstand krijgen. Dat komt omdat mensen gewoontedieren zijn en gewend zijn op een bepaalde manier te werken. Als gevolg daarvan kan verandering moeilijk zijn, zelfs als het ten goede is.
Daarom is verandermanagement belangrijk bij het succesvol implementeren van een agile werkplek. U moet open en eerlijk zijn tegen uw werknemers over de veranderingen en waarom ze plaatsvinden. Hoe sneller u iedereen aan boord krijgt, hoe beter.
Wanneer u veranderingen aanbrengt aan de werkplek, is het belangrijk om feedback en input te krijgen van werknemers. Zij zijn tenslotte degenen die de ruimte gaan gebruiken, en zij weten wat voor hen het beste werkt.
Facility managers moeten de werknemers vragen om hun mening over meubilair, indeling en technologie. Zo kunt u er zeker van zijn dat de veranderingen die u aanbrengt de werkplek daadwerkelijk verbeteren en de werknemers productiever maken.
In elke organisatie zullen er altijd medewerkers zijn die meer weerstand hebben tegen verandering dan anderen. Om deze weerstand te helpen overwinnen, is het belangrijk om kampioenen te hebben die de overgang kunnen ondersteunen en andere werknemers kunnen motiveren.
Deze voorvechters kunnen uit elk niveau van de organisatie komen. Het belangrijkste is dat zij gepassioneerd zijn over de veranderingen en bereid zijn anderen te helpen de voordelen ervan in te zien.
Bij de implementatie van een agile werkplekontwerp is het belangrijk om klein en geleidelijk te beginnen. Te veel veranderingen tegelijk zullen de werknemers waarschijnlijk overweldigen en hen minder productief maken.
Begin in plaats daarvan met een paar kleine veranderingen en bouw die uit naarmate de werknemers meer vertrouwd raken met de nieuwe werkplek. U kunt later altijd meer veranderingen aanbrengen als dat nodig is.
Bij veranderingen op de werkplek is het het beste om nieuwe concepten te testen voordat ze worden uitgerold naar de hele organisatie. Dit geldt met name voor zaken als meubilair en inrichting.
U kunt nieuwe concepten testen door kleine A/B-tests uit te voeren. U kunt bijvoorbeeld een nieuwe lay-out uitproberen in één kantoorruimte en kijken hoe de medewerkers reageren. Als het succesvol is, kunt u het uitrollen naar de rest van het kantoor.
Als je eenmaal iets hebt gevonden dat goed werkt, ga je gang en schaal je het op.
In de eerste fasen van de implementatie van uw agile werkomgeving is het van groot belang om een team te hebben dat kan helpen bij de overgang. Dit team zou multifunctioneel moeten zijn, met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen zoals Facilities, HR en IT.
De ontwikkeling van een transversaal team zal ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit en dat de veranderingen op een gecoördineerde manier worden doorgevoerd.
Een veel gemaakte fout bij de implementatie van een agile werkplek is het vergeten van opslag. Omdat agile werkplekken doorgaans meer open en collaboratief zijn, is er minder ruimte voor zaken als archiefkasten en opbergkasten.
Om dit op te lossen, moet u zorgen voor voldoende opslagruimte voor werknemers, meestal in de vorm van elektronische lockers waartoe zij toegang hebben met hun badge of keycard.
In een agile werkplek is het belangrijk om coördinatie gemakkelijk te maken. Dit betekent dat de juiste tools en technologieën beschikbaar moeten zijn, zodat werknemers gemakkelijk vergaderruimtes kunnen vinden en boeken, werkruimte kunnen reserveren en zelfs weten wie er op een bepaald moment op kantoor is.
U kunt verschillende hulpmiddelen gebruiken om de coördinatie te vergemakkelijken, zoals software voor het boeken van ruimtes, software voor ruimtebeheer en zelfs badgesystemen die bijhouden waar werknemers zich bevinden.
Wanneer u wijzigingen aanbrengt in de werkplek, is het belangrijk om gegevens te gebruiken als basis voor uw beslissingen. Deze gegevens kunnen afkomstig zijn uit verschillende bronnen, zoals enquêtes onder werknemers, onderzoeken naar het ruimtegebruik en zelfs A/B-tests.
Met behulp van gegevens kunt u weloverwogen beslissingen nemen over zaken als meubilair, indeling en technologie. Zo krijgt u bijvoorbeeld een duidelijk beeld van welke ruimtes veel gevraagd worden en welke onderbenut zijn.
Vervolgens kunt u deze gegevens gebruiken om veranderingen aan te brengen die de efficiëntie en productiviteit maximaliseren.
Zoals gezegd is een van de belangrijkste voordelen van een flexibele werkplek dat deze flexibeler is. Deze flexibiliteit komt voort uit een mix van verschillende soorten ruimten, zoals privékantoren, open bureaus, vergaderruimten en ontspanningsruimten.
Geen enkel bedrijf is echter hetzelfde, dus het is belangrijk om de juiste mix van flexibele ruimtes voor uw organisatie te vinden. De beste manier om dit te doen is om te beginnen met een klein aantal verschillende soorten ruimtes en dan geleidelijk meer toe te voegen als dat nodig is.
Zoek uit wat het beste werkt voor uw werknemers en schaal dan dienovereenkomstig.
Bij het ontwerpen van een agile werkplek is het belangrijk om wijken te ontwerpen die voldoen aan de behoeften van werknemersgroepen met speciale eisen.
U kunt bijvoorbeeld een rustige ruimte wensen voor werknemers die zich moeten concentreren op taken die concentratie vereisen (zoals R&D). Of een meer collaboratieve ruimte voor werknemers die samen aan projecten moeten werken (zoals verkoop).
Hoewel u beide kunt hebben, is het essentieel dat u deze buurten met voorzichtigheid ontwerpt wat betreft de nabijheid, zodat u niet eindigt met twee gebieden die te dicht bij elkaar liggen maar niet hetzelfde doel hebben (zoals het verkoopteam naast de R&D-afdeling zetten).
Het creëren van een agile werkplek kan een uitdaging zijn, maar het is de moeite waard. Door over te stappen op een agile werkplek kunt u de productiviteit, de creativiteit en de tevredenheid van uw werknemers vergroten.
Bovendien creëert u een werkplek die klaar is voor de toekomst en verlaagt u tegelijkertijd uw overheadkosten aanzienlijk.
Als je klaar bent om een agile werkplek te implementeren, volg dan zeker de tips en adviezen in dit artikel. En als je hulp nodig hebt, kunnen wij van Tribeloo je helpen om te beginnen!
