De essentie van een werkplek die klaar is voor de toekomst is het vermogen om wendbaar te zijn en zich aan te passen aan de veranderende behoeften van het personeel. Die wendbaarheid beperkt zich niet alleen tot het werk dat wordt gedaan, maar strekt zich ook uit tot de fysieke ruimte waarin het werk wordt gedaan. Dat betekent dat een flexibel ontwerp van de werkruimte even belangrijk is als het beleid rond de manier waarop uw team werkt.
Daarmee komt de rol van kantoorruimteplanning - het proces van het ontwerpen en inrichten van een kantoorruimte om deze zo goed mogelijk af te stemmen op de behoeften van de mensen die er gebruik van zullen maken. In de context van een hybride werkplek (een mix van werken op afstand en werken op kantoor) betekent dat het creëren van een ruimte die bevorderlijk is voor beide soorten werk om productiviteit, samenwerking en creativiteit mogelijk te maken, ongeacht waar werknemers werken.
Als u bezig bent met een project voor de planning van kantoorruimte voor uw hybride werkplek, is dit wat u in gedachten moet houden.
Van het beoordelen van uw huidige ruimte tot het begrijpen van de verschillende soorten werk die uw werknemers doen, hier zijn een paar tips om u te helpen bij het plannen van uw kantoorruimte.
Om te beginnen moet u een stap terug doen en analyseren hoe uw huidige ruimte wordt gebruikt. Dit geeft u waardevolle inzichten die u kunnen helpen bij het nemen van beslissingen bij het plannen van uw kantoorruimte.
Er zijn een paar manieren om dit aan te pakken. Een daarvan is het houden van enquêtes of interviews met werknemers om hun feedback te krijgen over de huidige ruimte. Of u kunt de expertise inroepen van een werkplekadviseur die een grondige analyse kan maken van uw ruimte en het gebruik ervan.
Een andere optie is het gebruik van bezettingssensoren of andere hulpmiddelen voor werkplekbezetting, zoals Tribeloo, die u inzicht geven in hoe de ruimte wordt gebruikt. Deze gegevens kunnen u helpen begrijpen welke ruimten het meest (of het minst) worden gebruikt, welke soorten activiteiten in elke ruimte plaatsvinden, en meer.
Als u bijvoorbeeld merkt dat de vergaderzalen altijd vol zijn, maar dat er maar heel weinig mensen in de open kantoorruimte werken, kan dat erop wijzen dat de werknemers de vergaderzalen gebruiken voor informeel overleg. In dat geval kunt u overwegen meer informele settings of cabines in het kantoor toe te voegen voor ad hoc of geïmproviseerde discussies.
Het volgende wat u moet doen is input verzamelen van werknemers over wat zij nodig hebben en willen van hun werkplek. Zij zijn tenslotte degenen die de ruimte dagelijks zullen gebruiken, dus het is essentieel om hun inzichten en perspectieven te krijgen.
Hun inbreng kan op vele manieren waardevol zijn, van het helpen begrijpen welke ruimtes verbeterd moeten worden tot welk type meubilair of apparatuur hun werk zou vergemakkelijken, afhankelijk van hun rol. Als u bijvoorbeeld werknemers hebt die vaak telefoongesprekken voeren, kunnen zij het op prijs stellen dat er speciale ruimtes zijn waar zij telefoongesprekken kunnen aannemen zonder gestoord te worden.
Als u toch bezig bent, zorg er dan ook voor dat u de zintuiglijke ervaring van de ruimte bespreekt. Vraag werknemers bijvoorbeeld naar de verlichting, de temperatuur en het geluidsniveau van het kantoor. Al deze factoren kunnen van invloed zijn op de productiviteit en het welzijn van werknemers, dus het is belangrijk om er rekening mee te houden bij het plannen van uw flexibele werkplek.
Als u verschillende soorten input verzamelt van werknemers en andere gegevensbronnen, begin dan met het documenteren van uw bevindingen om niet overweldigd te raken. Dit zal u ook helpen eventuele patronen of trends te identificeren die uit de gegevens naar voren komen. Vragen die u zich tijdens dit proces moet stellen zijn onder meer:
De antwoorden zullen u een beter inzicht geven in het soort ruimte dat u nodig hebt en hoe u die het best kunt benutten. Idealiter is het gewenste resultaat een goed ontworpen, functionele ruimte die voldoet aan de behoeften van uw werknemers en hen helpt productiever te zijn. Om dat te bereiken zal het ontwerp meestal bestaan uit een mix van:
Door een verscheidenheid aan ruimtes aan te bieden, kunt u de vele activiteiten die dagelijks in een kantoor plaatsvinden een plaats geven. En door werknemers te laten kiezen waar ze werken, kunt u een meer flexibele werkplek creëren die hun individuele behoeften en voorkeuren ondersteunt.
De beste kantoorruimteplannen zijn goed geïnformeerd en zorgvuldig doordacht. Om dat te bereiken hebt u de juiste hulpmiddelen nodig om u te helpen gegevens te verzamelen, inzichten te genereren en potentiële oplossingen te identificeren. Niet alleen dat, maar ze helpen zelfs bij het implementatieproces door het gemakkelijker te maken uw plannen te communiceren en de voortgang te volgen.
Enkele van de meest essentiële hulpmiddelen voor het plannen van kantoorruimte zijn:
Met deze hulpmiddelen in uw arsenaal bent u goed toegerust om het proces van kantoorruimteplanning frontaal aan te pakken. En niet te vergeten, ze maken het een stuk eenvoudiger om uw hybride werkplek te beheren.
Kantoorruimteplanning is een continu proces dat regelmatig moet worden herzien. Naarmate uw bedrijf groeit en evolueert, zullen ook uw behoeften veranderen. Daarom is het belangrijk om een flexibel plan te hebben dat gemakkelijk kan worden aangepast als dat nodig is.
Zodra u uw ontwerp hebt afgerond, is de volgende stap de implementatie ervan. Dit gaat meestal gepaard met wat bouwwerkzaamheden en het herschikken van meubilair, dus het is belangrijk om de veranderingen vooraf aan uw werknemers mee te delen. Geef ze ook een plattegrond van de nieuwe indeling, zodat ze weten waar alles staat en gemakkelijk hun weg kunnen vinden.
Idealiter kunt u overwegen een kantoorontwerp- en bouwbedrijf in de arm te nemen om u te helpen met het zware werk. Zij kunnen niet alleen alle bouw- en meubelwerkzaamheden voor hun rekening nemen, maar u ook adviseren over het beste gebruik van de ruimte.
Als de nieuwe ruimte eenmaal operationeel is, is het tijd om deze goed in de gaten te houden. Bekijk hoe werknemers de verschillende ruimtes gebruiken en krijg feedback over wat goed werkt en wat kan worden verbeterd. U kunt ook gegevens over het ruimtegebruik gebruiken om inzichten te genereren en gebieden te identificeren die onder- of overbezet zijn.
Van daaruit is het een kwestie van voortdurend itereren en waar nodig verbeteringen aanbrengen (A/B-testen). Door uw ruimte en de feedback van uw medewerkers voortdurend in de gaten te houden, kunt u ervoor zorgen dat uw kantoor altijd geoptimaliseerd is voor maximale productiviteit.
Met de juiste planning en uitvoering kan kantoorruimteplanning een koud kunstje zijn, zelfs voor hybride werkplekken. De resultaten spreken voor zich: productievere werknemers, beter gebruik van de ruimte en tevredener werknemers. Dus waar wacht u nog op? Begin vandaag nog met uw reis naar kantoorruimteplanning!
En vergeet niet Tribeloo in te schakelen wanneer u klaar bent om een oplossing voor bureauboekingen te implementeren - wij kunnen u helpen uw ruimteplanning naar een hoger niveau te tillen!
