De wereld zoals wij die kennen verandert en evolueert voortdurend, vooral als het gaat om de hybride werkplek. De laatste jaren is er een groeiende trend van werkgevers die het "office hoteling"-model gebruiken in een poging om geld te besparen en de efficiëntie te verhogen.
Maar wat is kantoorhoteling precies? En nog belangrijker, moet uw bedrijf de overstap overwegen? In deze gids duiken we in de voor- en nadelen van office hoteling om u te helpen een beslissing te nemen.
Office hoteling, ook wel desk hoteling genoemd, is een werkplekstrategie waarbij werknemers op afroep een werkruimte kunnen reserveren. De tijd is voorbij dat werknemers een specifiek bureau of kantoor kregen toegewezen dat ze dag in dag uit gebruikten.
Met office hoteling kunnen werknemers kiezen uit verschillende werkplekken, afhankelijk van hun behoeften voor die dag. Als een werknemer bijvoorbeeld veel moet telefoneren, kan hij een werkruimte met goede akoestiek reserveren. Of, als ze met een team moeten samenwerken, kunnen ze een vergaderruimte reserveren.
Misschien hoort u de term"hot desking" door elkaar gebruikt worden met office hoteling, maar er is een klein onderscheid tussen de twee.
Bij hot desking hebben werknemers geen toegewezen bureaus of kantoren, zodat ze dagelijks een beschikbare werkruimte moeten zoeken. Dit is meestal op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. Met andere woorden, het is een reserveringsvrij systeem.
Met office/desk hoteling daarentegen kunnen werknemers vooraf een werkplek reserveren. Dit voorkomt gedoe en tijdverlies door het dagelijks zoeken naar een werkplek. Het is gebaseerd op een soort software voor ruimtebeheer waarmee werknemers kunnen zien welke werkplekken beschikbaar zijn en wanneer.
In sommige gevallen kunnen bedrijven een variant van kantoorhoteling toepassen, bekend als "omgekeerde hoteling". Bij deze aanpak krijgt elke werknemer zijn eigen vaste bureau toegewezen, maar als hij niet op kantoor is, wordt zijn bureau beschikbaar gesteld aan andere werknemers.
Reverse hoteling kan een goede middenweg zijn voor bedrijven die aarzelen om volledig voor het model van office hoteling te kiezen. Het biedt nog steeds enige flexibiliteit en kostenbesparingen, maar het geeft werknemers de mogelijkheid om desgewenst over een eigen werkplek te beschikken.
Indien correct uitgevoerd, kan office hoteling een aantal voordelen bieden voor bedrijven, waaronder:
Het meest voor de hand liggende voordeel van office hoteling is dat het bedrijven kan helpen geld te besparen. In plaats van elke werknemer een eigen werkplek toe te wijzen, hoeven bedrijven alleen te zorgen voor voldoende werkplekken voor het maximale aantal werknemers dat zich op een bepaald moment op kantoor bevindt.
Dit kan leiden tot aanzienlijke besparingen op kantoorhuur, meubilair en nutsvoorzieningen.
Kantoorhoteling kan het ook gemakkelijker maken voor werknemers om hun werk te doen. In plaats van gebonden te zijn aan één bureau, kunnen ze een werkplek kiezen die het meest geschikt is voor hun taak.
Als u bijvoorbeeld een werknemer hebt die liever staat tijdens zijn werk, kan hij een werkruimte boeken met een sta-bureau. Of, als een werknemer het best presteert wanneer hij of zij alleen is, kan hij of zij een privékantoor voor de dag boeken.
Een ander voordeel van office hoteling is dat het de efficiëntie op de werkplek kan verhogen. Wanneer werknemers een werkruimte kunnen boeken die aan hun behoeften voldoet, is de kans groter dat ze productief zijn en hun werk gedaan krijgen.
Dit geldt met name voor werknemers die met anderen moeten samenwerken, omdat zij een vergaderruimte of een ander type gedeelde werkruimte kunnen boeken waar zij dicht bij de andere leden van hun team kunnen zijn.
Vóór hoteling verspilden deze werknemers wellicht tijd met het lopen van en naar verschillende delen van het kantoor om een geschikte werkplek te vinden.
In veel gevallen vinden bedrijven die kantoorhoteling implementeren het ook gemakkelijker om bezoekers te beheren. In plaats van te zoeken naar een zitplaats voor bezoekers, kunnen bedrijven gewoon vooraf een werkplek voor hen reserveren.
Dit zorgt ervoor dat bezoekers, zoals consultants, klanten en anderen, een comfortabele werkplek hebben wanneer het tijd is voor hun vergadering. U hoeft zich geen zorgen te maken over zaken als waar ze gaan zitten en of ze al dan niet een plek hebben om hun laptop aan te sluiten, omdat u gewoon van tevoren de juiste werkruimte voor hen reserveert.
Wanneer bedrijven kantoorhoteling implementeren, merken ze vaak dat ze hun werknemers meer middelen kunnen bieden. In plaats van bepaalde kantoorruimten te wijden aan specifieke soorten werk, kunnen bedrijven alle beschikbare middelen toegankelijk maken voor alle werknemers.
Dit betekent dat als een werknemer iets moet afdrukken, hij de printer kan gebruiken die zich het dichtst bij zijn werkplek bevindt in plaats van naar de andere kant van het kantoor te lopen. Ook als ze een whiteboard of projector moeten gebruiken, kunnen ze een werkruimte met die middelen reserveren in plaats van ze op te sporen.
Het resultaat? Meer efficiëntie en productiviteit op de werkplek.
Hoewel de voordelen van office hoteling aanzienlijk zijn, zijn er ook enkele potentiële nadelen waar bedrijven zich bewust van moeten zijn, zoals:
Voor veel werknemers is het gevoel van een eigen werkplek belangrijk. Als ze geen eigen bureau hebben, kunnen ze het gevoel hebben dat ze geen deel uitmaken van het bedrijf omdat ze dagelijks van werkplek veranderen.
Vergeet niet dat ze ook elke dag hun spullen moeten inpakken en verplaatsen, wat een heel gedoe kan zijn. Als uw werknemers zich dus niet prettig voelen bij het idee van hoteling, kan het een uitdaging zijn hen aan boord te krijgen.
Een ander potentieel nadeel van office hoteling is dat het moeilijk kan zijn om de gedeelde werkruimten schoon te houden.
Als werknemers voortdurend verschillende werkruimten gebruiken en verplaatsen, is er misschien niet genoeg tijd voor de schoonmaakploeg om ze allemaal grondig schoon te maken. Dit kan leiden tot een opeenhoping van vuil en ziektekiemen, wat een gevaar voor de gezondheid kan opleveren.
Daarom is het belangrijk om een plan te hebben voor hoe u de gedeelde werkruimten schoon houdt, bijvoorbeeld door werknemers na elk gebruik hun eigen werkplek te laten schoonmaken, door in het boekingssysteem slots vrij te laten voor schoonmaaktijden of door de frequentie van kantoorschoonmaak te verhogen.
Met desk hoteling zijn noodgevallen niet altijd gemakkelijk op te vangen. Als een werknemer op het laatste moment een werkruimte nodig heeft, kan het gebeuren dat hij die niet kan vinden omdat hij die niet van tevoren heeft kunnen reserveren.
En als ze al een beschikbare werkruimte vinden, heeft die misschien niet de middelen die ze nodig hebben, zoals een printer of een projector. Dit kan soms leiden tot echte noodsituaties, zoals gemiste deadlines of presentaties.
Daarom is het belangrijk om een plan te hebben hoe je met dit soort situaties omgaat.
Hoewel kantoorhoteling de efficiëntie op de werkplek sterk kan verhogen, kan het ook uitdagingen opleveren voor ondersteunend personeel, zoals IT-professionals en administratieve medewerkers.
Ten eerste zullen uw medewerkers waarschijnlijk verspreid zijn over het kantoor, waardoor het voor hen moeilijk is om ondersteuning te bieden. Bovendien hebben ze misschien niet dezelfde middelen tot hun beschikking als ze gewend zijn, zoals een specifieke printer of telefoon.
Daarom is het belangrijk om te overwegen hoe u ondersteunend personeel gaat beheren voordat u kantoorhoteling implementeert. In de meeste gevallen hebben zij minder variatie in middelen nodig, zodat zij wellicht beter af zijn met een meer traditionele bureauopstelling.
Ten slotte is het belangrijk op te merken dat kantoorhoteling soms tot verwarring kan leiden, vooral in grotere kantoren.
Met zoveel werknemers die rondlopen en verschillende werkplekken gebruiken, kunnen dingen gemakkelijk verloren gaan of zoekraken. Daarom is het belangrijk om een systeem te hebben voor het beheer van gedeelde middelen, zoals printers, scanners en projectoren.
U kunt ook overwegen de verschillende werkruimten te labelen, zodat werknemers weten waar ze moeten zijn voor specifieke hulpmiddelen.
Tenzij u best practices voor office hoteling volgt, kan het een uitdaging zijn om dit te implementeren en te beheren. In de meeste gevallen is de ideale oplossing een combinatie van hot desking, desk hoteling en zelfs speciale/toegewezen bureaus voor werknemers die regelmatig op kantoor moeten zijn.
Zo hebben werknemers de flexibiliteit om de werkruimte te kiezen die op elk moment het beste bij hun behoeften past, terwijl ze toch toegang hebben tot de middelen die ze nodig hebben om productief te zijn.
Bij Tribeloo is onze oplossing voor het reserveren van bureaus ontworpen om u te helpen bij het beheer van hoteling van bureaus in uw kantoor. Wij maken het gemakkelijk voor werknemers om beschikbare bureaus te vinden en te boeken zonder zich zorgen te maken over waar ze elke dag zullen zitten.
Voor meer informatie over hoe wij u kunnen helpen bij het implementeren van office hoteling op uw werkplek, vraag vandaag nog een demo aan.
