Wanneer u uw kantoorruimte plant, hebt u uiteindelijk twee doelen voor ogen: een functionele en comfortabele werkomgeving creëren en dit op een efficiënte manier doen zodat u geen kostbare vierkante meters verspilt. Dat is een hele evenwichtsoefening!
Omdat we weten hoe belangrijk (en lastig) kantoorruimteplanning kan zijn, hebben we een gids samengesteld met alle basisprincipes waarmee u rekening moet houden voordat u aan de slag gaat. Lees verder voor onze beste tips en trucs voor een efficiënte en effectieve kantoorruimteplanning.
Laten we beginnen met enkele algemene tips die relevant zijn, ongeacht het soort kantoorruimte waarmee u werkt.
Verlichting is een van de belangrijkste zaken om rekening mee te houden bij het inrichten van uw kantoorruimte. Slechte verlichting wordt in verband gebracht met een hele reeks problemen, van migraine en vermoeide ogen tot vermoeidheid en zelfs depressie.
Probeer zoveel mogelijk te profiteren van natuurlijk licht door werkplekken in de buurt van ramen te plaatsen. Als u die mogelijkheid niet hebt of aanvullende verlichting nodig hebt, kies dan lampen die het natuurlijke zonlicht zo dicht mogelijk benaderen.
Pro Tip: Regelbare verlichting is ook belangrijk, zodat werknemers de hoeveelheid licht kunnen regelen naargelang hun behoeften, aangezien verschillende mensen verschillende verlichtingsvoorkeuren hebben.
Bedenk vervolgens hoe u het buitenleven naar binnen kunt halen. Studies hebben aangetoond dat het verblijf in de natuur, of zelfs maar het bekijken van natuurbeelden, de productiviteit, creativiteit en het moreel van werknemers kan verhogen.
Dus als u kunt,integreer dan natuurelementen in uw kantoorinrichting. Dit kan van alles betekenen, van planten in potten en natuurlijke accenten in uw inrichting tot het installeren van een levende muur of het toepassen van biofiele ontwerpprincipes.
Comfort = productiviteit van de werknemer. Zo eenvoudig is het. Als uw werknemers voortdurend verschuiven in hun stoel, friemelen of opstaan om rond te lopen, is dat een teken dat hun stoel en werkplek niet goed zijn afgesteld, wat kan leiden tot ongemak en pijn.
Ga daarom voor ergonomisch meubilair dat gemakkelijk aan elke werknemer kan worden aangepast. Hieronder vallen zaken als bureaustoelen, computermonitoren en toetsenborden. Staande bureaus moeten ook beschikbaar zijn voor werknemers die daaraan de voorkeur geven, omdat is aangetoond dat ze de houding verbeteren en rugpijn verminderen.
Veel bedrijfseigenaren zien de noodzaak van ontspanningsruimtes op kantoor niet in, maar ze kunnen juist een geweldige manier zijn om de productiviteit van werknemers te verhogen. Wanneer werknemers een plek hebben om te pauzeren, kunnen ze verfrist en met een helder hoofd weer aan het werk.
Overweeg dus een loungehoek met comfortabele stoelen of zelfs maar een paar zitzakken. U kunt ook een speciale ruimte inrichten waar werknemers een dutje kunnen doen of een paar speeltafels installeren die werknemers tijdens hun pauze kunnen gebruiken.
Vergeet niet dat de ROI voor investeringen in het welzijn van werknemers ongeveer 5 op 1 is, dus het is zeker de moeite waard om een comfortabele en ontspannen werkomgeving te creëren.
Laten we nu eens kijken naar enkele specifieke richtlijnen voor het plannen van kantoorruimte. Dit is waar u rekening mee moet houden.
In de afgelopen jaren, met de opkomst van werken op afstand en de populariteit van kantoortuinen, is de gemiddelde hoeveelheid ruimte die elke werknemer nodig heeft aanzienlijk afgenomen. Terwijl aan het begin van de 21e eeuw werkplekken gemiddeld 227 vierkante meter per werknemer hadden, is dat aantal nu gedaald tot 200 vierkante meter.
Werkplekken per werknemer verwijst naar het aantal werkplekken (d.w.z. bureaus, privékantoren, enz.) dat voor elke werknemer beschikbaar is. In traditionele kantoren was dit aantal meestal ongeveer 1:1, maar met de opkomst van werk op afstand en flexibele werkregelingen is een verhouding van 2:1 tussen werknemer en bureau gebruikelijker geworden.
De gemiddelde kantoormedewerker woont ongeveer 62 vergaderingen per maand bij, dus het is belangrijk om voldoende vergaderruimtes te hebben om iedereen te ontvangen. Nog belangrijker is echter de juiste combinatie van vergaderruimtes. Hier zijn de belangrijkste soorten vergaderruimten die u in uw kantoorruimteplanning moet opnemen:
Als het gaat om de grootte van een vergaderruimte, zijn er een paar factoren waarmee u rekening moet houden, zoals het soort vergaderingen dat in de ruimte zal worden gehouden, het gemiddelde aantal aanwezigen en de hoeveelheid technologie die zal worden gebruikt. Op basis daarvan kunt u de ideale oppervlakte voor elke vergaderruimte bepalen.
Nu we de basisprincipes van kantoorruimteplanning hebben doorgenomen, kijken we naar een voorbeeld om te zien hoe het allemaal in elkaar zit. Stel dat u de kantoorindeling plant voor een verspreide werkplek. Hier ziet u hoe een ideaal aantal ruimtes per 100 werknemers eruit zou zien:
Zoals u ziet, is dit een voorbeeld van een flexibel werkplekontwerp dat zowel ruimte biedt voor privéwerk als samenwerking. Er is een mix van toegewezen ruimtes, open bureaus en vergaderruimtes van verschillende grootte en type om tegemoet te komen aan de behoeften van alle werknemers. Zo kan iedereen een ruimte vinden die past bij zijn specifieke behoeften en eisen.
Het huidige planningsproces voor kantoorruimte staat ver af van de traditionele aanpak om simpelweg zoveel mogelijk mensen en bureaus in een ruimte te proppen. Met de opkomst van werk op afstand en flexibele werkregelingen moeten bedrijven nu kantoorindelingen maken die ruimte bieden aan verschillende werkstijlen en -behoeften (oftewel een flexibele werkomgeving).
Door de tijd te nemen om uw kantoorruimte te plannen, kunt u een indeling creëren die samenwerking en creativiteit bevordert en tegelijkertijd uw werknemers de privacy en focus biedt die ze nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen. En het beste van alles is dat u een werkruimte creëert die klaar is voor de toekomst en zich kan aanpassen aan de steeds veranderende eisen van de moderne werkplek.
De sleutel tot succesvolle kantoorruimteplanning is beginnen met een duidelijk begrip van de behoeften en doelstellingen van uw bedrijf. Van daaruit kunt u een plan maken dat rekening houdt met de specifieke eisen van uw werknemers. En vergeet ten slotte niet om ruimte te laten voor verandering en flexibiliteit in uw ontwerp - de werkplek is immers altijd in ontwikkeling!
