Zorg ervoor dat uw kantoor veilig is voor werknemers na terugkeer van COVID met deze handige checklist!
Door
Reem Abouemera
Copy Writer / Content schrijver
Nadat de COVID-19 pandemie de werkplek zoals we die kennen overhoop heeft gehaald, staan zowel werkgevers als werknemers te popelen om weer naar kantoor te gaan. Maar voordat u uw deuren opent, zijn er een paar belangrijke overwegingen waarmee u rekening moet houden om de veiligheid van uw werknemers te garanderen. Dat is vooral dat werknemers COVID-19 veiligheid melden als hun grootste zorg bij terugkeer op kantoor.
Deze checklist voor terugkeer op kantoor na COVID zal u helpen ervoor te zorgen dat uw werkplek klaar is voor werknemers om terug te keren, met een focus op veiligheid. Zo kunt u uw werknemers de gemoedsrust geven die ze nodig hebben om weer aan het werk te gaan en productief te zijn.
1. Update uw reinigingsprocedures
Deze is onvermijdelijk. Als u wilt dat uw werknemers zich veilig voelen op kantoor, moet u uw schoonmaakspelletjes verbeteren en uw schoonmaakprocedures herzien. Werknemers willen meer schoonmaak- en sanitaire inspanningen, dus zorg ervoor dat u die taak aankunt.
Zorg ervoor dat alle schoonmaakbenodigdheden direct beschikbaar zijn en dat de werknemers weten waar ze ze kunnen vinden.
Werknemers moeten hun eigen werkplek na elk gebruik schoonmaken.
2. Vaststellen van fysieke afstandsmaatregelen
Vervolgens wilt u een aantal fysieke maatregelen nemen om de verspreiding van COVID-19 te voorkomen. Werknemers zullen op zoek zijn naar duidelijke bewegwijzering en richtlijnen over hoe ze veilig kunnen blijven, dus zorg ervoor dat u over een plan beschikt.
Verspreiding van werkplekken (idealiter 6 meter uit elkaar).
Vermindering van de capaciteit van vergaderzalen (in plaats van grote vergaderingen te houden, kunt u overwegen deze virtueel te houden of op te splitsen in kleinere groepen).
Een verbod op handdrukken, knuffelen en ander lichamelijk contact.
Werknemers aanmoedigen om buiten te pauzeren in plaats van in gemeenschappelijke ruimten.
Verduidelijken wanneer maskers wel en niet vereist zijn (u kunt bijvoorbeeld eisen dat werknemers maskers dragen in gemeenschappelijke ruimten, maar niet op hun bureau).
3. Ontwikkelen van een blootstellingsreactieplan
U kunt alle mogelijke preventieve maatregelen nemen, maar helaas is er altijd een kans dat iemand op kantoor ziek wordt. Daarom is het zo belangrijk om een blootstellingsreactieplan te hebben.
Een plan voor werknemers die zijn blootgesteld (bijvoorbeeld quarantaine thuis gedurende 14 dagen).
Een proces om werknemers op de hoogte te stellen van een positief geval op kantoor (als u Tribeloo gebruikt, kan de app gegevens verschaffen over wie er binnen een bepaald datumbereik in de buurt van de besmette persoon was, zodat u die werknemers snel kunt bereiken).
Een procedure om het kantoor grondig te reinigen na een positief geval.
Een beleid voor flexibele werkregelingen (bijvoorbeeld werknemers toestaan thuis te werken als ze zich niet goed voelen).
4. Beperk zakenreizen
Hoewel zakenreizen langzaam maar zeker een comeback maken, wordt verwacht dat 66% van de bedrijven hun reisbeleid na de OVID blijvend zal wijzigen. Dat betekent niet dat zakenreizen helemaal van de baan zijn, maar wel dat bedrijven voorzichtiger zijn over wanneer en hoe werknemers voor hun werk reizen.
Als u werknemers hebt die voor hun werk moeten reizen, zorg dan voor een plan dat voldoet aan de richtlijnen van de CDC:
Werknemers moeten zich voor en na hun reis laten testen.
Werknemers aanmoedigen om voorzorgsmaatregelen te nemen tijdens het reizen, zoals het dragen van een masker en het vermijden van nauw contact met anderen.
Beperking van het aantal werknemers dat tegelijkertijd reist.
Laat werknemers alleen reizen als het absoluut noodzakelijk is.
5. Protocollen voor contact met bezoekers/klanten vaststellen
Soms is het niet mogelijk om contact met bezoekers of klanten te vermijden. Als u werknemers hebt die regelmatig contact hebben met bezoekers of klanten, zorg er dan voor dat u een plan hebt voor hoe die interacties zullen verlopen.
Bezoekers en klanten verplichten maskers te dragen.
Bezoekers en klanten aanmoedigen om een veilige afstand tot de werknemers te bewaren.
Beperking van het aantal bezoekers en klanten in het kantoor tegelijk.
Handontsmettingsmiddel en/of ontsmettingsdoekjes ter beschikking stellen van bezoekers en klanten.
Installatie van duidelijke scheidingswanden tussen werknemers en bezoekers/klanten.
6. Schema's voor maaltijden en rustpauzes
Als uw werknemers samen pauzeren, vergroot dat de kans dat ze in contact komen met iemand die ziek is. Om de verspreiding van COVID-19 te helpen voorkomen, is het belangrijk om de maaltijd- en rustpauzes zo te plannen dat werknemers niet samenkomen in gemeenschappelijke ruimten.
En als het niet van toepassing is, zou een alternatieve manier zijn:
Werknemers aanmoedigen om buiten te lunchen in plaats van in de kantine.
Het creëren van meer aangewezen zones voor werknemers om hun pauzes te nemen (bijvoorbeeld een zone om te eten en een zone om te ontspannen).
Werknemers op verschillende momenten van de dag laten pauzeren.
7. Een bedrijfscontinuïteitsplan hebben in geval van een grote uitbraak
Hopelijk krijgt uw bedrijf niet te maken met een grote uitbraak van COVID-19, maar het is altijd beter om voorbereid te zijn. Daarom is het zo belangrijk om over een bedrijfscontinuïteitsplan te beschikken voor het geval er toch een grote uitbraak plaatsvindt.
Hoe uw bedrijf zal functioneren als een groot aantal werknemers ziek is.
Hoe u uw klanten en cliënten op de hoogte houdt als er een uitbraak is op kantoor.
Hoe u het moreel van uw werknemers op peil houdt in een moeilijke tijd.
Hoe je het kantoor gaat schoonmaken en desinfecteren.
Communicatieprotocollen voor werknemers die ziek zijn.
Strategieën voor hoe uw bedrijf zal blijven functioneren als er een langdurige uitbraak is.
8. Voldoen aan alle plaatselijke voorschriften
Hoewel dit een gegeven is, is het toch het vermelden waard. Elke staat en stad heeft andere regels voor hoe bedrijven tijdens de pandemie mogen werken, dus zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de laatste richtlijnen. Vergeet ook niet na te gaan of er branchespecifieke voorschriften zijn.
Capaciteitsbeperkingen (bijvoorbeeld beperking van het aantal werknemers dat tegelijkertijd op kantoor kan zijn).
Sociale afstandseisen (bijvoorbeeld dat werknemers een afstand van 6 meter tot elkaar moeten bewaren).
Maskermandaten (bijvoorbeeld werknemers verplichten maskers te dragen in gemeenschappelijke ruimten).
Bezettingsbeperkingen (bijvoorbeeld beperking van het aantal personen dat een bepaalde ruimte tegelijkertijd mag bezetten).
Laatste woorden
COVID-19 heeft de manier waarop we leven en werken veranderd, maar dat betekent niet dat uw bedrijf niet veilig kan werken.
Door de checklist voor terugkeer naar kantoor na COVID te volgen, helpt u niet alleen uw werknemers te beschermen, maar helpt u ook de verspreiding van het virus te voorkomen. Wacht dus niet - implementeer deze richtlijnen vandaag nog en geef uw werknemers de gemoedsrust die ze verdienen.
AUTEUR BIO
Reem Abouemera
Als content writer heeft ze alles geprobeerd als het gaat om werkmodellen - van de traditionele 9-5 in een kantoor tot volledig werken op afstand en alles daartussenin. Reem brengt haar ervaring met de verschillende werkstijlen nu onder woorden bij Tribeloo, om uiteindelijk anderen te helpen beter geïnformeerde beslissingen te nemen over hun eigen werkleven.
