In de huidige dynamische bedrijfsomgeving vinden veel bedrijven dat de traditionele kantoorruimte niet meer aan hun behoeften voldoet. Als reactie hierop is een nieuw type werkpleksysteem ontstaan: hot desking.
Als je de term "hot desk" hoort, denk je misschien aan een lawaaierige, chaotische werkomgeving waar mensen voortdurend in beweging zijn en het moeilijk is om werk gedaan te krijgen. Maar dat is absoluut niet waar. In feite kan het, als het goed wordt gedaan, een geweldige manier zijn om samenwerking en creativiteit te bevorderen en tegelijkertijd het gebruik van uw kantoorruimte te maximaliseren.
Dus, wat is een warm bureau? Dat is precies wat we hier gaan beantwoorden. Lees verder om alles te weten te komen over hot desking!
Hot desking is een soort flexibele werkregeling waarbij werknemers bureaus en andere gemeenschappelijke ruimten delen op basis van behoefte, meestal volgens het principe "wie het eerst komt, het eerst maalt".
Het doel van hot desking is het gebruik van ruimte en middelen binnen een kantoor te optimaliseren, zodat meer mensen in een kleinere ruimte passen en minder bureaus ongebruikt blijven. Hierdoor worden de vastgoedkosten verlaagd.
In een traditioneel kantoor worden werknemers gewoonlijk toegewezen aan een specifiek bureau dat zij dagelijks gebruiken. Dit kan leiden tot veel ruimteverspilling, aangezien sommige werknemers niet elke dag op kantoor zijn of geen specifiek bureau nodig hebben (bijvoorbeeld als ze een deel van de tijd op afstand werken).
Met hot desking (ook wel office sharing genoemd) kunnen bedrijven hun ruimte beter benutten door werknemers bureaus te laten delen.
Wanneer een werknemer een hot desk wil, zoekt hij gewoon een beschikbaar bureau (hot desk of flex desk genoemd) en begint te werken. Als ze klaar zijn, laten ze de flexdesk gewoon achter voor de volgende persoon. Het is niet nodig om specifieke bureaus aan specifieke mensen toe te wijzen; iedereen kan elk beschikbaar bureau gebruiken.
In veel gevallen worden de termen "hot desking" en"office desk hoteling" door elkaar gebruikt. Er is echter een klein verschil tussen de twee.
Hot desking verwijst naar een regeling waarbij werknemers bureaus delen op basis van behoefte, meestal volgens het principe "wie het eerst komt, het eerst maalt". Bij office desk hoteling daarentegen kunnen werknemers vooraf bureaus reserveren. Dit gebeurt vaak via een reserveringssysteem waarmee werknemers kunnen zien welke bureaus beschikbaar zijn en wanneer.
Hoewel beide het model volgen van niet-toegewezen zitplaatsen en het delen van bureaus, is bureauhoteling een meer gestructureerde versie van hot-desking, waarbij niet-toegewezen bureaus vooraf kunnen worden gereserveerd. Om die reden wordt desk hoteling soms "hot desk booking" genoemd.
Nu u weet wat hot desking is en hoe het precies werkt, is het tijd om te beginnen met het plannen van uw eigen hot desk opstelling. Hier zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden als u begint:
Een van de belangrijkste dingen waar u rekening mee moet houden bij hot-desking is de verhouding tussen bureaus en werknemers. Als je te veel bureaus hebt, eindig je met veel ongebruikte ruimte. Aan de andere kant, als u te weinig bureaus hebt, zullen werknemers moeten concurreren om ruimte, en het zal geen effectief gebruik van uw kantoorruimte zijn.
Om de juiste verhouding tussen bureaus en werknemers te vinden, begint u met het bepalen van het gemiddelde aantal werknemers dat op een bepaalde dag op kantoor aanwezig zal zijn. Voeg vervolgens 20-30% extra bureaus toe om rekening te houden met dagen dat er meer mensen op kantoor zijn (bijv. teamvergaderingen) of voor medewerkers die een eigen bureau nodig hebben.
Een ander punt van overweging bij hot-desking is of u teambuurten wilt creëren. Teambuurten zijn groepen bureaus die zijn toegewezen aan specifieke teams of afdelingen. Een groep verkopers kan bijvoorbeeld een eigen teambuurt hebben, net als een groep vertegenwoordigers van de klantenservice.
Op die manier hebben werknemers altijd een bureau in de buurt van hun teamleden, zelfs als ze niet elke dag aan hetzelfde bureau zijn toegewezen. Dit kan nuttig zijn voor de teamsamenwerking en voor het bevorderen van een gemeenschapsgevoel op kantoor.
Sommige activiteiten vereisen andere soorten ruimte dan andere. Als u bijvoorbeeld veel telefoneert, hebt u een bureau in de buurt van een rustige ruimte nodig. Of, als u gaat werken aan een project waarvoor veel materiaal nodig is, heeft u een bureau in de buurt van een opbergkast nodig.
Om aan deze verschillende behoeften tegemoet te komen, kunt u op activiteiten gebaseerde wijken creëren. Dit zijn groepen bureaus die worden toegewezen aan specifieke activiteiten. U kunt bijvoorbeeld een ontmoetingsbuurt, een socialisatiebuurt en een rustige buurt hebben.
Zo kunnen werknemers naar de juiste buurt gaan wanneer ze een bepaalde activiteit moeten doen.
Hot desking vereist een andere benadering van IT dan traditionele kantooropstellingen, omdat werknemers geen eigen computers hebben. In plaats daarvan moeten ze hun bestanden en applicaties kunnen benaderen vanaf elke computer op kantoor.
Ook moet u werknemers een manier bieden om hun apparaten (bv. laptops, smartphones) gemakkelijk aan te sluiten op het kantoornetwerk en de printers.
Daarvoor heb je een robuust en betrouwbaar draadloos netwerk nodig en een goede selectie docking stations en andere connectiviteitsapparatuur. Vergeet ook de beveiliging niet! Zorg voor een goed gegevensbeveiligingssysteem om de informatie van uw bedrijf te beschermen.
Omdat werknemers nu geen eigen bureau meer hebben, hebben ze een plek nodig om hun spullen op te bergen. De beste manier om dit te doen is met lockers.
Kluisjes kunnen worden toegewezen aan specifieke werknemers of worden gebruikt op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. Zorg in ieder geval voor voldoende lockers voor al uw werknemers, zodat ze niet de hele dag met hun spullen hoeven rond te lopen.
Een clean desk policy is een must voor hot desking. Dit beleid vereist dat werknemers hun bureau vrijhouden van persoonlijke bezittingen en alle zakelijke materialen aan het eind van de dag verwijderen.
De reden hiervoor is tweeledig: ten eerste zorgt het ervoor dat alle werknemers een schone en georganiseerde werkplek hebben. En ten tweede helpt het voorkomen dat gevoelige bedrijfsinformatie in de openbaarheid komt.
Nadat u hot desking in uw kantoor hebt geïmplementeerd, is het belangrijk om het succes ervan te meten om te zien of het uw bedrijf daadwerkelijk verbetert. Hier zijn een paar dingen om in de gaten te houden:
Hot desking is een flexibele kantooropstelling die vele voordelen kan hebben voor uw bedrijf, met als belangrijkste een beter gebruik van de ruimte en een hogere productiviteit van de werknemers.
Bij een juiste implementatie kan hot desking uw kantoor naar een hoger niveau tillen. Zorg ervoor dat u de bovenstaande tips in gedachten houdt om uw bedrijf voor te bereiden op succes.
Bij Tribeloo vergemakkelijken we agile workflows door u te helpen bij het plannen en ontwerpen van de perfecte kantoorindeling voor uw bedrijf. Vraag een demo aan voor meer informatie over hoe wij u kunnen helpen een bloeiende werkplek te creëren.
